Formato de orden de compra: modelo en Word, Excel y PDF

Una orden de pedido es esencial en las transacciones comerciales ya que detalla los productos o servicios solicitados, los términos de entrega y de pago, y otros detalles relevantes. En este artículo te facilitamos un formato de orden de compra en Word, Excel y PDF, y te explicamos como rellenarlo

Orden de compra: formato Word, Excel y PDF

Qué son los órdenes de compra

Una orden de compra es un documento esencial en las transacciones comerciales que define los productos, condiciones de entrega y de pago.

Tipos de órdenes de compra

Existen varias clases de órdenes de compra, cada una con características específicas que se adaptan a diferentes necesidades comerciales.

Orden de compra estándar

La orden de compra estándar es el tipo más común y ampliamente utilizada en transacciones comerciales. Su estructura y contenido están claramente definidos, lo que facilita su uso y comprensión. Este tipo de orden incluye detalles específicos de los productos o servicios solicitados, establece términos de entrega y condiciones de pago claras, y requiere la autorización de ambas partes, comprador y proveedor.

Permite un control detallado de cada transacción individual. Se recomienda para compras únicas o esporádicas, productos con especificaciones bien definidas, y situaciones donde es esencial el control detallado de cada producto solicitado.

Orden de compra abierta

La orden de compra abierta ofrece mayor flexibilidad en comparación con la orden de compra estándar, permitiendo múltiples entregas a lo largo del tiempo. Una orden de compra abierta permite realizar pedidos a un proveedor durante un período específico sin necesidad de emitir múltiples órdenes de compra.

Establece una cantidad total de productos o servicios a adquirir, permite entregas y facturaciones parciales según las necesidades del comprador, y facilita la gestión de stock y las relaciones a largo plazo con proveedores. Entre sus ventajas se encuentran la mayor flexibilidad en las entregas y facturaciones, reducción en el número de documentos administrativos, y facilitación en la planificación y control del inventario.

Orden de compra planificada

La orden de compra planificada es adecuada para compras que requieren una programación cuidadosa, permitiendo al comprador y proveedor coordinar mejor la entrega de productos. Este tipo de orden se emite con anticipación y precisa una planificación detallada de las fechas de entrega. Permite programar entregas en fechas específicas, facilita la gestión de proyectos que necesitan planificación previa, y establece términos y condiciones claros para cada entrega programada.

A diferencia de la orden de compra abierta, la planificada establece fechas de entrega fijas, ofreciendo mayor precisión en la gestión de inventarios y proyectos específicos. Es más estructurada que la orden de compra abierta, pero menos flexible.

Orden de compra por contrato

La orden de compra por contrato se utiliza para transacciones que requieren términos y condiciones negociados con anterioridad, formalizando un acuerdo a largo plazo entre el comprador y el proveedor. Ambas partes negocian y acuerdan los términos y condiciones antes de la emisión de la orden, y se firma un contrato que detallará las obligaciones de cada parte. Las entregas y facturaciones se gestionan según los términos del contrato preestablecido.

Los beneficios de utilizar órdenes de compra por contrato incluyen proporcionar estabilidad y previsibilidad para ambas partes, mejorar la relación comercial a largo plazo, y reducir los riesgos y conflictos al establecer claramente las expectativas y obligaciones.

Cómo hacer una orden de compra

Crear una orden de compra requiere seguir unos pasos específicos que aseguren la claridad y legalidad del documento. A continuación te indicamos cómo llenar tu orden de compra.

Datos del comprador y del proveedor

Debes incluir la información de contacto y la dirección tanto del comprador como del proveedor. Estos datos ayudan a identificar a ambas partes y garantizan una comunicación efectiva.

Por ejemplo, los datos del comprador deberían incluir el nombre de la empresa, el número de identificación fiscal, la dirección completa y los datos de contacto pertinentes. Lo mismo aplica para el proveedor.

Detalles del pedido y precio unitario

En este apartado hay que especificar claramente los productos o servicios solicitados. Estos detalles incluyen la cantidad, la descripción detallada y el precio por unidad.

Por ejemplo, si se trata del transporte de muebles, se debe detallar el tipo de muebles a transportar, las unidades, y el coste por cada uno.

Términos de entrega y condiciones de pago

Los términos de entrega indican cuándo y cómo los productos o servicios serán entregados. Esto puede incluir una fecha específica, plazo de entrega, y condiciones como el método de transporte.

Las condiciones de pago detallan cómo y cuándo se realizará el pago. Esto puede incluir plazos de pago, métodos de pago aceptados y cualquier descuento por pronto pago.

Notas y observaciones relevantes

Este apartado es para cualquier información adicional que sea relevante para la transacción. Por ejemplo, instrucciones especiales de entrega o condicionantes específicos que puedan afectar a la entrega o pago.

Ejemplo de orden de compra

Descargar modelo de orden compra

Una vez visto los tipos y cómo funcionan, aquí abajo puedes descargarlos gratis. Solo tienes que elegir el formato para iniciar la descarga: