Plantilla albarán: excel y word para descargar con un ejemplo
¿Necesitas certificar la entrega o recepción de tus productos o servicios? Aquí te regalamos una plantilla de albarán en Excel, Word y PDF totalmente gratis. Además, te explicamos cómo rellenar y todo lo que tienes que tener en cuenta para que tenga validez.
Modelo de albarán
Éste es un formato de albarán de entrega con todos los campos necesarios para su correcto rellenado.
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Datos de la plantilla
Qué es un albarán
Un albarán o nota de entrega es un documento mercantil que certifica la entrega o recepción de productos o servicios entre dos partes. En el ámbito empresarial y logístico, su principal función es servir como prueba de que la mercancía ha sido entregada conforme a lo pactado entre el comprador y el vendedor. Permite verificar que los productos recibidos coinciden con lo solicitado y se ha realizado según lo acordado.
Tipos de albaranes
- Albarán valorado: El albarán valorado incluye el precio de cada producto, los descuentos aplicados, impuestos y el importe total del pedido. Es útil cuando se desea que el cliente tenga una referencia inmediata del valor económico de la mercancía entregada. Este tipo de albarán puede cumplir una doble función como comprobante de entrega y como documento informativo adicional junto a la factura.
- Albarán sin valorar: El albarán sin valorar, en cambio, no incluye precios ni valores monetarios. Se limita a detallar las cantidades y descripciones de los productos o servicios entregados. Este tipo de albarán suele acompañar a la factura, que será el documento donde se especifiquen los importes económicos. Es especialmente útil en operaciones en las que se desea mantener separado el control de la mercancía y el aspecto económico.
Información obligatoria en un albarán
Para garantizar la validez de un albarán, debes incluir ciertos datos que certifican la entrega y recepción de productos o servicios. Estos datos permiten verificar la transacción efectuada entre el vendedor y el comprador.
- Número de albarán: el número de albarán es un identificativo único que facilita el seguimiento y registro de la entrega. Cada albarán debe contener un número distinto para evitar confusiones.
- Datos del vendedor y del comprador:
- Nombre de la empresa o del profesional.
- Dirección completa.
- NIF o CIF.
- Datos de contacto como teléfono y correo electrónico.
- Fecha y lugar de emisión: deben figurar claramente para precisar cuándo y dónde se realizó el documento. Esto es crucial para llevar un control temporal de las entregas.
- Descripción y cantidad de productos o servicios: incluyendo la cantidad entregada con sus unidades de medida, si procede.
- Firma del receptor: indispensable para otorgar validez al albarán. Esta firma confirma que la mercancía ha sido recibida en las condiciones acordadas y que el receptor está conforme con la entrega.
Información opcional en un albarán
Además de la información antes indicada, también se pueden incluir datos opcionales que complementan la información obligatoria.
- Precio individual de cada producto: en algunos albaranes, puede ser útil identificar el precio unitario de cada producto entregado. Este detalle permite tanto al vendedor como al comprador evaluar y confirmar el valor de cada artículo. Aunque no siempre es obligatorio, esta información aporta transparencia a la transacción.
- Descuentos aplicables: es posible incluir los descuentos ofrecidos en la entrega. Estos descuentos pueden ser específicos para productos individuales o aplicarse al total del pedido. Enumerar los descuentos en el albarán ayuda a ambas partes a comprobar que se han aplicado correctamente según lo pactado.
- Impuestos (IVA, IRPF): para una mayor claridad fiscal, algunos albaranes detallan los impuestos aplicables. Es común incluir el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) para reflejar el coste incrementado por el impuesto. En ciertos casos, también puede mencionarse el IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas).
- Importe total del pedido: el total del pedido puede reflejarse en el albarán valorado. Este importe incluye el precio individual de los productos, los descuentos aplicables y los impuestos correspondientes. Detallar el importe total facilita la revisión de la transacción por ambas partes.
Cómo rellenar un albarán paso a paso
Rellenar un albarán de forma correcta asegura que la entrega de productos o servicios se realiza sin errores. A continuación, te detallamos los pasos esenciales para completar este documento.
Introducción de datos de la empresa y del comprador
Es fundamental comenzar rellenando los datos de la empresa o profesional que realiza la entrega, así como los del comprador o receptor, siendo para ambos los siguientes:
- Nombre o razón social
- Dirección completa
- Número de identificación fiscal (NIF)
- Teléfono y correo electrónico de contacto
Inclusión de fechas y lugares de emisión y entrega
Es necesario especificar tanto la fecha y el lugar de emisión del albarán como la fecha y lugar de entrega. Esto permite seguir adecuadamente el proceso de entrega y establecer un registro cronológico de la transacción:
- Fecha de emisión: La fecha en que el albarán es creado.
- Lugar de emisión: La ciudad y dirección desde donde se emite el albarán.
- Fecha de entrega: La fecha en que se espera que la mercancía llegue al receptor.
- Lugar de entrega: La dirección donde se realizará la entrega.
Listado y descripción de productos o servicios
Una parte crucial del albarán es el listado detallado de los productos o servicios entregados. Este listado debe incluir:
- Código del producto (si aplica)
- Descripción detallada del producto o servicio
- Cantidad entregada
Una descripción clara y precisa de cada artículo o servicio ayuda a evitar confusiones y facilitar la verificación.
Así mismo, recuerda que puedes incluir la información adicional antes indicada.
Revisión y firma del receptor
Una vez completado, el albarán debe ser revisado para asegurarse de que todos los datos necesarios han sido incluidos correctamente. Tras la verificación, el receptor de la mercancía o servicios debe firmar el documento, confirmando así que los productos han sido recibidos en las condiciones establecidas.
La firma del receptor es crucial para validar la recepción y asentamiento de la transacción realizada.
Ejemplo de albarán de entrega
Albarán de entrega ejemplo
Fecha de albarán
Lugar de emisión
Número de albarán
Datos del vendedor:
Nombre
Dirección
Telefono
Email
Datos del cliente:
Nombre
Dirección
Telefono
Email
| Código | Descripción | Unidades | Precio unitario | Costo |
|---|---|---|---|---|
| Suma | ||||
| IVA | ||||
| Total |
Firma vendedor
Firma cliente
Descargar plantilla de albarán
Una vez visto como funciona este tipo de documento, aquí abajo puedes descargarlo gratis. Solo tienes que elegir el formato para iniciar la descarga: